När ska man ta hjälp och hur kan man göra?

20 maj 2020 Av NCP AB

När ska jag ta hjälp?

Jag anser att man, om man har kompetens och kapacitet, bör genomföra ett förändringsprojekt internt. Dock finns det ibland skäl att ta in extern hjälp.

Exempel på tillfällen när jag anser att man bör ta extern hjälp

Interna utmaningar/problem

Om man har interna problem kommer man troligen inte ha kapacitet att genomföra en förändringsresa som blir bestående och eller når de mål man har satt upp. Det är inte helt ovanligt att grunden till varför man genomför en förändring beror på interna problem där enskilda ledare/medarbetare är en del av de interna problemen.

Kapacitetsbrist

Det är inte när man tjänar mycket pengar, har nöjda kunder och nöjd personal, som man inser att man nu måste genomföra radikala förändringar. Det är när man är utsatt för någon form av hot som man vanligtvis börjar planera för en förändring. Oftast är då alla i ledningsgruppen fullt upptagna med att hantera operativa frågor och lösa problem mm. Fokus ligger inte på hur förändringen ska implementeras.

Kompetensbrist

Att driva förändringsprojekt är inte ”normal” verksamhet som kan genomföras av alla. Förändringsledning kräver kompetens kring hur man genomför och implementerar de förändringar som krävs.

Naturligtvis finns det än fler tillfällen då man kan behöva stöd och hjälp. Man tar gärna hjälp med vårt strategiarbete, ekonomiska frågor och IT-utmaningar mm. Men man är övertygad om att alla i ledningsgruppen är fullfjädrade förändringsledare. Här finns kanske en anledning till varför så många förändringsprojekt inte når sina mål.

Bara för att man är en god ledare behöver man för den skull inte vara en fullfjädrad förändringsledare. Ledare som i sin läggning är förvaltande är sällan arketypen för en förändringsledare. En förändringsledare har många gånger fler egenskaper som liknar en entreprenör med tillägg av förmåga att se strategiskt, att de aktiviteter man gör nu får effekt senare och allt man gör ska ge effekt på sikt. En förändringsledare är även kommunikativt skicklig. För att ett förändringsprojekt ska fungera krävs stora kommunikativa insatser. Det är dock inte vare sig bättre och eller sämre att vara förändringsledare, i jämförelse med förvaltande ledare. Båda typer behövs men i olika situationer.

Typ av stöd

Det finns många olika typer av stöd man kan använda då behovet finns. Typ av stöd beror till stor del på vilka utmaningar man har.

Jag avser ta upp två typer av stöd, men som kan nyttjas på flera olika sätt.

Interim manager

En interim manager, med fokus på förändringsledning, är en person som har praktisk erfarenhet av att genomföra komplexa förändringsprojekt. Ibland kan det vara en fördel att ta in en person utifrån som har kunskap och erfarenhet av att driva denna typ av projekt. Beroende på storlek på organisationen och på vilken typ av uppdrag som gäller kan en Interim manager kliva in i en operativ roll och genomföra de förändringar som krävs.

Om ni har kapacitetsbrist, ni saknar ledare och avser att genomföra en större förändring, anlita en interim manager med erfarenhet av förändringsarbete. Det lönar sig väl.

• En interim manager är en person som har en:
  Profil som kännetecknas av en hög kapacitet med en dokumenterad erfarenhet på ledningsnivå och med en operativ skicklighet i ledarskapet.
  
• Interim manager är en:
  Operativ ledare som landar springande i uppdraget och vet vad som ska göras för att få jobbet gjort.
  
  
• Interim manager är en erfaren ledare som:
  Medvetet valt att via eget bolag arbeta som Interim manager och som genom sin erfarenhet kan driva verksamheten framåt utan en lång uppstartssträcka.

Vilka fördelar finns genom att anlita en interim manager?

• Snabbhet – Interim manager skapar mervärde genom att använda sin ledarkompetens, erfarenhet och expertis och bidrar snabbt till ett konkret resultat.
• Effektivitet – Interim manager kan vara på plats inom några dagar och snabbt sätta sig in i verksamheten.
• Sakkunskap – Interim manager verkar normalt på hög nivå i kundens organisation och besitter de unika kunskaper som krävs för att lösa kundens behov.
• Objektivitet – Interim manager som oberoende aktör kan koncentrera sig på vad som är bäst för verksamheten och lösa uppdraget utan politiska eller personliga kopplingar. Interimledare utgör därigenom inte ett hot mot den etablerade organisationen eller ledningsgruppen.
• Engagemang – Interim manager upprätthåller en hög professionell standard och dennes framgång bygger på goda referenser och en gedigen meritlista. Interim manager har en lång operativ karriär bakom sig och brinner för att dela med sig av sin kunskap och erfarenhet.

Att ta in en Interim manager kan i många fall vara en bra idé om man behöver operativt stöd. En Interim manager har inga bindningar till er verksamhet och man vet att Interim manager kommer att lämna när projektet är klart. Om ni involverar en interim ledare i rekrytering av efterträdare kommer ni att vinna en hel del. Den nya ledare som kommer in efter ett förändringsprojekt är ”ren” och behöver inte ta ansvar för det som en del kanske uppfattade som jobbigt i en tidigare fas.

Min personliga erfarenhet är att när man som interim manager och i egenskap som operativ chef genomfört förändringar har detta fungerat väl då organisationen vet att du är där under en period och man kanske vågar vara mer öppen än normalt. Denna öppenhet är alltid bra under ett förändringsprojekt.

Förändringskonsult

Om man inte har erfarenhet av att genomföra större komplexa förändringsprojekt kan det vara bra att anlita någon som har denna erfarenhet. Att ta in en förändringsledare som stöd i både planeringsprocessen såväl som införande delen kan vara mycket fördelaktigt. En kompetent förändringsledare kan vara ert kompetensstöd som med sin erfarenhet kan säkra att man inte missar viktiga delar i förändringsprocessen. Förändringskonsulten kan även stödja er ledningsgrupp och avlasta ledare som inte har tid och eller tillräcklig kompetens.

Förändringsledare har ofta även god kompetens inom HR området och kan stödja i specifika HR-frågor som ofta uppstår under ett förändringsprojekt.

Att ta professionell hjälp när man ska genomföra förändringar är många gånger ett mycket lönsamt beslut. Kostnaden att inte nå de mål man har satt upp för ett förändringsprojekt är ofta mycket högre än kostnaden för externt stöd. Att nå målen är viktigt. Att säkerställa att förändringen är bestående är helt avgörande för er framgång. Förändringsprojekt som efter en kort period går tillbaka till tidigare läge är en mycket stor kostnad och kan ibland orsaka stora problem inom många olika områden.

Sammanfattning

Jag har nu i en artikelserie om sex artiklar försökt beskriva min syn kring förändringar i allmänhet och  förändringsledarskap.

I första artikeln skrev jag lite kring de krav på förändringar som jag ser när Corona-krisen är över, i andra artikeln beskrev jag hur vi utvecklar förändringskapaciteten och den tredje artikeln handlade om ledarskapets grunder för förändring.

Artiklarna fyra och fem handlade om varför vi misslyckas med förändringarna så ofta och vad bör man tänka på för att lyckas.

Denna artikel är den sista och jag har försökt att beskriva huruvida och när man bör ta extern hjälp i förändringsarbetet.

Att genomföra förändringar inom en organisation är inte en enkel resa från A till Ö. Det är många gånger en resa präglad av hårt arbete, ibland stora delar av frustration, mycket diskussion och argumentation. Men när man ser hur människor börjar förändra sitt beteende och arbeta på nya sätt är belöningen monumental. Som tidigare sagt, förändring handlar inte om att rita rutor och eller processer mm. Det handlar om att få människor att ändra attityd och beteende och det är utmaningen i sig.

Det finns massvis med kloka saker som många personer har sagt om förändring. En text som jag har lagt på minnet är den som Niccolo Machiavelli skrev:

”Det finns ingenting så svårt att ta itu med, ingenting så vådligt att leda, ingenting så osäkert i framgång som att söka införa en ny tingens ordning. Den som förändrar får nämligen som motståndare alla dem som lyckats väl i de gamla spåren och endast ljumma försvarare i dem som kan tänkas fungera i de nya."

Machiavelli är kanske inte den författare som vi sätter främst när det gäller modernt ledarskap men jag anser att han har rätt i den text som han skrev för mer än 500 år sedan.

Tack för att ni har läst.