Hur är en bra projektledare?

26 augusti 2020 Av NCP AB

Vad innebär det att vara projektledare, vad krävs för ett framgångsrikt projektledarskap och vad bör man tänka på när man hyr in projektledarskap

Wikipedia beskriver ett projekt som ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat.

Enligt Wikipedia är en projektledares roll att planera, styra, leda och koordinera alla aktiviteter och funktioner inom ett projekt. I rollen ingår att styra de olika delarna i projektet, rapportera till styrgrupp, leda projektgrupp och se till att saker och ting fångas upp och inte faller mellan stolarna.

Till sin hjälp har projektledaren en projektgrupp som oftast består av specialister inom sina respektive områden, exempelvis ingenjörer, IT-konsulter, inköpare och ekonomer.
Projektledaren ser till att projektet uppnår uppställda mål avseende tid, kostnad och resultat med hjälp av bland annat ledarskap, tidsplaner med milstolpar, riskanalyser, kontrollplaner och ekonomiuppföljningar.

En projektledare är i sin roll en generalist även om kompetenser och specialiseringar finns.
Idag när mycket av ordinarie linjearbete sker i projektform finns det även många som ser sig själva som projektledare just för att de leder något internt arbete som sker i någon form av projekt.

Det finns många mycket professionella yrkesverksamma projektledare ute på marknaden som har både bredd och erfarenhet samtidigt som det finns de som anser sig vara projektledare även om de ej har vare sig kompetens eller erfarenhet.

Att verka som projektledare är mycket spännande och ofta utmanande i många olika dimensioner. Utmaningarna kan komma från beställaren som inte alltid vet vad det reella målet med projektet är utan har fokus på ett problem som ska lösas. Som extern projektledare kan man även möta motstånd internt vilket inte alltid underlättar genomförandet.

Det finns många utmaningar som projektledare vilket i sig kanske är det mest tillfredsställande med att verka som projektledare. Utmaningar.

Om man frågar sig omkring om vilka egenskaper som en projektledare ska ha rankas ofta faktisk kompetens kring teknik mycket högt. Struktur och organisationsförmåga rankas också högt medan ledarskap och kommunikativ förmåga inte är högst upp på kravlistan.

Projektledare, ett ledarskap under press

Många ser inte alltid projektledare som en ledare utan mer en som ska hålla ihop en tillfälligt sammansatt grupp av människor som tillsammans ska skapa något med tydligt mål och sluttid.
Som projektledaren ska du ofta vara en generalist men ändå ha tillräcklig koll på detaljerna. Dessutom ska du hålla alla intressenter informerade, motivera projektmedlemmarna och leverera i tid och i enlighet med budget. Det är många utmaningar att ta hänsyn till och det ställs en rad tuffa krav på en projektledare.

Generellt kan projektledarens kompetenser delas in i två huvudkategorier:

Strukturkompetens, det vill säga förmågan att använda sig av metoder, verktyg och modeller samt att kunna strukturera arbetet och ansvara för planering och organisation.

Relationskompetens, det vill säga förmågan att förstå, stötta och inspirera medarbetarna i projektet samt att vara bra på att kommunicera på ett övertygande sätt och skapa goda relationer.

Inom kategorin strukturkompetens avses förmågan att organisera flera delar, flera projekt och ha kontroll över olika uppgifter samtidigt.

För att lyckas som projektledare är det viktigt att man är bra på att planera men även på att kunna anpassa planen då förutsättningar ändras. En bra plan är förutsättningarna för att vara flexibel. En plan kan man alltid ändra, utan plan har man ingen aning.

Inom kategorin relationskompetens avses ledarförmåga, en bra projektledare måste kunna entusiasmera och inspirerar deltagare, intressenter och uppdragsgivare. Projektledaren ska kunna måla upp en vision, tala om vart man är på väg och tydliggöra ”för vem gör vi vad och varför”.

God kommunikativ förmåga är avgörande för att nå framgång i ett projekt. Att alltid säkerställa att alla har rätt information och att alla förstår vad som ska göras är en nyckel till framgång. Att verka som projektledare är en utmaning, många gånger en positiv utmaning.

5 enkla råd till dig som projektledare

1. Vad ska göras?
Projekt som inte har nedskrivna och enkelt formulerade mål, som är kända av alla intressenter, misslyckas nästan alltid. Att slarva med målformuleringen, hävda att den ”finns i projektplanen” eller att ”avtalet med leverantören definierar projektet” är inte en väg till framgång. Säkerställ att det finns en tydlig målformulering. Fråga om man försökt köra detta projekt tidigare, och varför man tar in extern hjälp?

2. Vad tycker intressenterna om projektmålet?
Alltför många erfarna projektledare tar en projektspecifikation som ett tecken på att allt är klart och känt bland alla. Men många gånger är det inte så. För stora komplexa projekt bör man avsätta tid för att förstå de olika intressenterna. Att påbörja detaljerad projektplanering innan denna fas är avklarad är att planera för förseningar och fördyringar, eller i värsta fall ett rent misslyckande.

3. Vad krävs för att lyckas?
Det är inte helt ovanligt att man kör flera projekt samtidigt och med för få resurser. Gå igenom projektplanen noga med fokus på resurser och tidsplanering. Om du känner en oro för att resurserna inte ska räcka till kommer du inte att kunna kompensera detta med att springa fortare själv. Den projektledare som alltid jagar sin egen skugga riskerar att tappa överblicken eftersom de ständigt blir indragna i akuta detaljdiskussioner i stället för att vara tillgängliga för resten av organisationen.
Som projektledare måste man våga säga sin ärliga mening utan av att vara rädd för att förlora uppdraget. Lojaliteten ska vara projektmålen.

4. Kommunicera
En av de viktigaste uppgifter en projektledare har är att kommunicera och informera. Det ska göras skriftligt, muntligt och kontinuerligt. Informationen ska vara målgruppsanpassad och enkel. Viktigt är att man redan under projektplaneringen lägger in tider för kommunikation.  Om man inte gör det finns risk att man prioriterar ned denna viktiga del. Med dagens multinationella projekt, med geografiskt spridda projektgrupper, har vikten av skriftlig kommunikation dessutom ökat.

5. Avsätt tid för mjuka frågor
Kom ihåg att det är ditt ledarskap som skapar förutsättningarna för att andra ska lyckas. Att skapa ”happy ship feeling” i ett projekt kan innebära att möjligheterna till att skapa stordåd ökar radikalt. Detta sker inte av sig själv, avsätt tid för att interagera med projektmedlemmar, intressenter och beställare m.fl. Kom även ihåg att projekt många gånger innefattar förändringar, förändringar som påverkar andra och som inte alltid uppskattar dessa förändringar. Dessa förändringar kan innebära konflikter mellan projekt och operativ verksamhet men även inom projektet. Att ta tag i eventuella konflikter bör göras skyndsamt.

Att tänka på när man hyr in en projektledare

Att hyra in projektledare är enkelt, mängden tillgängliga projektledare idag är stor. Men är det enkelt att göra rätt val?

Här kommer några mycket enkla tips till dig som ska hyra in en projektledare.

1. Är du själv helt klar med vad projektet ska uträtta, hur ska det se ut när det är klart?
Många gånger har vi ett tydligt problem som ska lösas och vi är överens om att sättet att lösa problemet är att skapa ett projekt som tar ansvar för att skapa den lösning vi önskar. Tyvärr ser vi inte alltid hela bilden då vi. som är operativa. inte ser allt som en utomstående kan bidraga med.
Skapa en tydlig plan med vad du vill få uträttat. Fokusera på hur det ska vara när det är klart.

2. Är projektet förankrat i den egna organisationen?
Att hyra in extern kompetens, då den egna organisationen inte fullt ut accepterar extern inblandning, kan försvåra genomförandet. När du är klar med att du ska sätta upp ett projekt, förankra detta i organisationen och berätta att ni kommer att använda er av extern kompetens.

3. Sätt upp en realistisk budget, avsätt rätt mängd tid och säkerställ att det finns reserver, både avseende kalendertid samt budget
I princip alla större organisationer i Sverige har en gemensam projektutmaning: alltför många parallella projekt körs med för få resurser. I värsta fall finns också en ledningskultur som säger att man inte ska ha reserver eftersom projekten ”inte hålls på tårna” om man bygger in slack. Genom att sätta en realistisk budget och tidsestimat skapar du förutsättningar för att projektet ska nå sina mål, uppföljning mm. Säkerställ att ni har rapporteringsrutiner som skapar möjlighet för styrgrupp och intressenter att följa upp projektprogress och agera på den information de får.

4. Sök efter projektledare som har erfarenhet av liknande projekt som du avser genomföra. För komplexa projekt, anlita gärna en senior projektledare som har erfarenhet av både projektledning och som operativt arbete. Därigenom kan du även få ett bra bollplank som förstår helheten
När du intervjuar kandidater för projektledaruppdraget säkerställa att de förstår vad du vill, att de har ledarkompetens och erfarenhet. Låt gärna kandidaterna läsa ditt projektuppdrag och komma med kommentarer.

5. Var beredd på att det inte kommer bli 100% som du hade tänkt
Det är vanligt att man en bit in i ett projekt upptäcker saker som man inte vetat om tidigare.  Var beredd att tillsammans med projektledaren gå igenom saker som kommit upp under resans gång och ha ett öppet sinne inför att eventuellt göra ändringar i planen. 

Sammanfattning

Att driva förändringar i projektform är en effektiv metod där det idag finns många olika projektmodeller och sätt att genomföra ett projekt på. Oavsett modell är det till sist projektledarens förmåga att leda och styra projektet som avgör resultatet, dock under förutsättningar att målet är realistiskt och att erforderliga resurser finns. Att tillsammans med påtänkt projektledare gå igenom projektplan och resursplan mm. innan start är, i många fall, en stor framgångsfaktor. Har ni valt en senior och erfaren projektledare finns det mycket erfarenhet att hämta som ni kan nyttja för ert projekt.

NCP kommer att fortsätta att skriva om projekt, projektstyrning och andra delar kring projektledning. Sedan NCP startade har vi haft seniora projektledare med både djup och bred kunskap från många olika branscher.

Har ni utmaningar eller problem, tveka inte att höra av er till oss. Vi kan hjälpa er att göra era projekt framgångsrika.