Systemförvaltning ur affärsverksamhetens perspektiv

21 september 2020 Av NCP AB

Vi måste börja fråga oss varför vi gör stora investeringar i stödsystem. Gör vi det för att stödja våra kunder, affärer, medarbetare eller är det för att IT-avdelningen har sagt åt oss att detta måste vi bara ha?

För ordningens skull, låt oss redan från början konstatera att vi självklart behöver drift och underhåll teknisk rådgivning m.m. från vår IT-avdelning och/eller vår sourcingpartner.

Ur mitt perspektiv är det däremot mycket tveksamt om IT-avdelningen ska ställa verksamhetskrav eller leverera färdiga krav. I min värld är de bara en leverantör bland andra, som ska leverera de tjänster som affärsverksamheten behöver och är beredd att bekosta. Nu börjar det bli intressant och lite kontroversiellt.

Hur ska vi bekosta systemförvaltningen? Ska vi ge CIO en budget att fördela? Ska vi som jobbar med affären ha budgeten och beställa de tjänster vi anser oss behöva från IT? Jag tycker att det är självklart att vi som jobbar med affären och kunderna också ska bekosta och styra våra stödsystem. Om det är IT-avdelningen som har pengarna och styrningen över stödsystemen, vilket är vanligt idag, riskerar vi att få system som inte levererar det vi behöver.

För hur vanligt är det inte att vi sitter och arbetar i system som är krångliga. Projekten levererar system som inte är riktigt klara. Och när systemet är ”överlämnat” till förvaltningen är det nästan klart och vi ser projektledarens rygg i dörren. Om då förvaltningsbudgeten finns på IT blir det mycket svårt att göra klart och/eller vidareutveckla systemet så att det uppfyller våra ursprungliga krav eller de krav som finns just vid tillfället. Om man istället lägger budgeten i affärsverksamheten kan vi, utifrån våra behov, finansiera utvecklingsinsatser som levereras av IT.

Vi inom affärsverksamheten måste givetvis testa och godkänna färdig leverans innan den sätts i produktion. Om vi gör på detta sätt får vi sannolikt bättre system rent användarmässigt. Vi får också system som passar bättre för vår verksamhet samt en betydligt större förståelse för alla kostnader som uppstår i samband med utveckling och förvaltning av system. Vi får också ett engagemang från affärsverksamheten som är ovärderligt. Slutligen skapas det automatiskt specialistanvändare som blir experter på GUI och på hur systemet används vilket är mycket värdefullt.